Việc mất hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), có thể gây ra nhiều rắc rối cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Để giảm thiểu thiệt hại và khôi phục lại thông tin quan trọng, việc lập biên bản giải trình là vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết Biên Bản Giải Trình Về Việc Mất Hóa đơn một cách chi tiết và hiệu quả.
Mẫu biên bản giải trình mất hóa đơn
Khi Nào Cần Lập Biên Bản Giải Trình Mất Hóa Đơn?
Có nhiều trường hợp bạn cần phải lập biên bản giải trình về việc mất hóa đơn. Dưới đây là một số tình huống phổ biến:
- Mất hóa đơn GTGT đầu vào: Khi bạn làm mất hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, bạn cần phải có biên bản giải trình để được hướng dẫn thủ tục khôi phục hoặc cấp lại hóa đơn.
- Mất hóa đơn bán hàng: Nếu bạn là doanh nghiệp và làm mất hóa đơn đã xuất cho khách hàng, bạn cần lập biên bản giải trình để làm bằng chứng khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Mất hóa đơn chứng từ khác: Ngoài hóa đơn GTGT, các loại hóa đơn chứng từ khác như hóa đơn bán lẻ, hóa đơn điện tử, … khi bị mất cũng cần có biên bản giải trình.
Nội Dung Cần Có Trong Biên Bản Giải Trình Mất Hóa Đơn
Mặc dù không có một mẫu biên bản giải trình mất hóa đơn chung cho mọi trường hợp, tuy nhiên, một biên bản đầy đủ cần đảm bảo các nội dung chính sau đây:
- Thông tin cá nhân/ doanh nghiệp: Bao gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có) của cá nhân/ doanh nghiệp bị mất hóa đơn.
- Thời gian, địa điểm lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm và địa điểm lập biên bản.
- Nội dung giải trình:
- Nêu rõ loại hóa đơn bị mất (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ, …).
- Số seri, ký hiệu hóa đơn (nếu có).
- Giá trị hóa đơn.
- Thông tin nhà cung cấp/ khách hàng (nếu có).
- Nguyên nhân dẫn đến việc mất hóa đơn.
- Biện pháp khắc phục, phòng ngừa việc mất hóa đơn trong tương lai.
- Cam kết: Người viết biên bản cam kết những thông tin đã nêu trong biên bản là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã cam kết.
- Chữ ký và họ tên người lập biên bản: Ký và ghi rõ họ tên người lập biên bản.
Các bước lập biên bản mất hóa đơn
Mẫu Biên Bản Giải Trình Về Việc Mất Hóa Đơn
Dưới đây là một mẫu biên bản giải trình về việc mất hóa đơn bạn có thể tham khảo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIẢI TRÌNH
Về việc mất hóa đơn
Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại …, chúng tôi gồm có:
- Bên lập biên bản:
- Ông/ Bà: …
- Chức vụ: …
- Địa chỉ: …
- Số điện thoại: …
- Mã số thuế: … (nếu có)
- Bên làm chứng: (nếu có)
- Ông/ Bà: …
- Chức vụ: …
- Địa chỉ: …
- Số điện thoại: …
Nội dung biên bản:
Vào hồi … giờ … phút, ngày … tháng … năm …, tại …, Ông/ Bà … phát hiện bị mất … (số lượng) hóa đơn … (loại hóa đơn) do … (tên nhà cung cấp/ khách hàng) xuất, có nội dung như sau:
- Số seri, ký hiệu hóa đơn: …
- Giá trị hóa đơn: …
- Nội dung hóa đơn: …
Nguyên nhân:
- … (Nêu rõ lý do mất hóa đơn).
Biện pháp khắc phục:
- … (Nêu rõ các biện pháp đã thực hiện để khắc phục hậu quả do việc mất hóa đơn).
Biện pháp phòng ngừa:
- … (Nêu rõ các biện pháp sẽ thực hiện để phòng ngừa việc mất hóa đơn trong tương lai).
Cam kết:
Tôi xin cam kết những thông tin đã nêu trong biên bản này là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã cam kết.
Xác nhận của các bên:
- Bên lập biên bản: (Ký và ghi rõ họ tên)
- Bên làm chứng: (Ký và ghi rõ họ tên) (nếu có)
Một Số Lưu Ý Khi Lập Biên Bản Giải Trình Mất Hóa Đơn
Để biên bản giải trình về việc mất hóa đơn của bạn có hiệu lực pháp lý, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Biên bản giải trình cần được viết rõ ràng, chính xác, không tẩy xóa, sửa chữa.
- Nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.
- Biên bản cần có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
- Bạn nên photo, scan hoặc chụp ảnh để lưu trữ biên bản cẩn thận.
Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách viết biên bản giải trình về việc mất hóa đơn. Hãy luôn cẩn thận trong việc bảo quản hóa đơn chứng từ để tránh gặp phải những rắc rối không đáng có.
Bạn muốn thử sức với những câu hỏi thú vị? Hãy xem ngay trò chơi giải toán lớp 3.
FAQs về Biên Bản Giải Trình Mất Hóa Đơn
1. Tôi có thể tự viết biên bản giải trình mất hóa đơn hay cần phải có mẫu có sẵn?
Bạn hoàn toàn có thể tự viết biên bản giải trình mất hóa đơn, miễn sao đảm bảo đầy đủ các nội dung cần thiết như đã nêu trong bài viết. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tham khảo các mẫu biên bản có sẵn để việc viết biên bản được dễ dàng hơn.
2. Mất hóa đơn GTGT đầu vào thì cần làm gì để được khấu trừ thuế?
Khi bị mất hóa đơn GTGT đầu vào, bạn cần nhanh chóng thông báo cho cơ quan thuế và nhà cung cấp để được hướng dẫn thủ tục khôi phục hoặc cấp lại hóa đơn. Đồng thời, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan để chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ đã diễn ra.
3. Nếu không tìm thấy hóa đơn bị mất thì có bị phạt gì không?
Việc không tìm thấy hóa đơn bị mất có thể dẫn đến một số rủi ro như: không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, bị phạt do không thực hiện đầy đủ
nghĩa vụ về hóa đơn chứng từ, … Mức phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể và quy định của pháp luật.
4. Làm thế nào để bảo quản hóa đơn chứng từ hiệu quả?
Bạn nên sắp xếp và lưu trữ hóa đơn chứng từ một cách khoa học, ví dụ như theo ngày tháng, theo đối tác, … Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử để
lưu trữ và tra cứu hóa đơn một cách dễ dàng, thuận tiện.
5. Ngoài biên bản giải trình mất hóa đơn, tôi cần chuẩn bị thêm giấy tờ gì khác?
Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà bạn có thể cần chuẩn bị thêm một số giấy tờ khác như: chứng minh thư nhân dân/ căn cước công dân, giấy phép kinh doanh, hợp đồng mua bán, …
Tìm hiểu thêm về các vấn đề pháp lý khác:
- Bạn có muốn con mình học giỏi tiếng Việt? Hãy xem ngay giải bài tập tiếng việt lớp 2 tập 2.
- Cập nhật kết quả giải hạng nhất quốc gia mới nhất.
Bạn cần hỗ trợ?
Liên hệ ngay với chúng tôi:
- Số Điện Thoại: 02033846993
- Email: [email protected]
- Địa chỉ: X2FW+GGM, Cái Lân, Bãi Cháy, Hạ Long, Quảng Ninh, Việt Nam.
Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7 sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.