Trong cuộc sống và trong công việc, việc xảy ra những sự cố, sai sót hay những trường hợp bất thường là điều không thể tránh khỏi. Để giải thích rõ ràng nguyên nhân, diễn biến và trách nhiệm liên quan, việc viết một “Mẫu đơn Giải Trình Sự Việc” trở nên vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết một mẫu đơn giải trình sự việc hiệu quả và đầy đủ thông tin.
Cấu trúc của một mẫu đơn giải trình sự việc
Mẫu đơn giải trình sự việc thường được viết theo một cấu trúc chung gồm các phần sau:
1. Phần đầu: Thông tin chung
- Tiêu đề: Nên đặt tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn, thể hiện nội dung chính của đơn giải trình. Ví dụ: “Đơn giải trình sự việc trễ giờ làm việc”, “Đơn giải trình sự việc mất mát tài sản”,…
- Họ và tên người giải trình: Ghi đầy đủ họ tên người giải trình, ghi chính xác theo giấy tờ tùy thân.
- Chức danh/Chức vụ: Ghi rõ chức danh hoặc chức vụ của người giải trình, ví dụ: Giám đốc, Trưởng phòng, Nhân viên,…
- Đơn vị công tác: Ghi rõ tên đơn vị công tác của người giải trình.
- Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm viết đơn giải trình.
2. Phần nội dung
- Nội dung sự việc: Nêu rõ ràng, chính xác, khách quan về sự việc cần giải trình.
- Diễn biến sự việc: Liệt kê các bước, diễn biến chính của sự việc theo trình tự thời gian. Cần chú ý đến những điểm mấu chốt, những yếu tố liên quan đến nguyên nhân và kết quả của sự việc.
- Nguyên nhân sự việc: Xác định rõ nguyên nhân của sự việc, có thể chia ra các nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ, mỗi nguyên nhân cần được giải thích một cách rõ ràng, minh bạch.
- Hậu quả của sự việc: Mô tả cụ thể những hậu quả, thiệt hại (nếu có) do sự việc gây ra.
- Biện pháp khắc phục: Nêu rõ biện pháp khắc phục được đưa ra để giải quyết hậu quả của sự việc, tránh những sai sót tương tự.
3. Phần cuối
- Lời cam kết: Nêu rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm của người giải trình đối với sự việc đã xảy ra.
- Ký tên, ghi rõ họ tên người giải trình: Nên ghi rõ họ tên người giải trình, ký tên và đóng dấu (nếu cần thiết).
Một số lưu ý khi viết mẫu đơn giải trình sự việc
- Sự thật khách quan: Nội dung giải trình cần dựa trên sự thật khách quan, không được che giấu, xuyên tạc hay vu khống bất kỳ ai.
- Lối văn phong: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, rõ ràng, dễ hiểu, tránh dùng từ ngữ thiếu chuẩn mực.
- Tóm tắt ngắn gọn: Nên tóm tắt nội dung chính của đơn giải trình một cách ngắn gọn, súc tích ở phần mở đầu.
- Trình bày khoa học: Cần trình bày đơn giải trình theo một cấu trúc logic, có sự liên kết chặt chẽ giữa các phần, các ý trong bài viết.
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Trước khi nộp đơn, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng nội dung, lỗi chính tả, ngữ pháp để tránh những sai sót không đáng có.
Ví dụ về mẫu đơn giải trình sự việc
**ĐƠN GIẢI TRÌNH SỰ VIỆC**
**Họ và tên:** Nguyễn Văn A
**Chức danh/Chức vụ:** Nhân viên kinh doanh
**Đơn vị công tác:** Công ty TNHH ABC
**Ngày tháng năm:** 20/10/2023
**Nội dung sự việc:**
Tôi xin phép giải trình về việc trễ giờ làm việc vào ngày 19/10/2023.
**Diễn biến sự việc:**
Sáng ngày 19/10/2023, tôi thức dậy muộn do thức khuya để chuẩn bị cho cuộc họp với khách hàng vào ngày hôm sau. Khi tôi đến công ty, đã là 8 giờ 15 phút, trễ 15 phút so với giờ làm việc quy định.
**Nguyên nhân sự việc:**
* Do tôi chủ quan, không tính toán thời gian di chuyển một cách hợp lý.
* Do tôi thức khuya để chuẩn bị cho cuộc họp với khách hàng.
**Hậu quả của sự việc:**
Việc trễ giờ làm việc của tôi đã gây ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của phòng ban.
**Biện pháp khắc phục:**
Tôi sẽ rút kinh nghiệm từ sai sót này, lên kế hoạch thời gian hợp lý, đảm bảo không tái phạm trong tương lai.
**Lời cam kết:**
Tôi xin hứa sẽ nghiêm túc khắc phục sai sót, tuân thủ nội quy của công ty.
**Ký tên:**
Nguyễn Văn AKết luận
Viết mẫu đơn giải trình sự việc là một kỹ năng cần thiết trong cuộc sống và trong công việc. Bằng cách áp dụng những hướng dẫn trên, bạn sẽ có thể viết một mẫu đơn giải trình đầy đủ thông tin, rõ ràng, chính xác và hiệu quả.
FAQ
Câu hỏi 1: Mẫu đơn giải trình sự việc cần bao gồm những nội dung gì?
Câu trả lời: Mẫu đơn giải trình sự việc cần bao gồm: thông tin chung, nội dung sự việc, diễn biến sự việc, nguyên nhân sự việc, hậu quả của sự việc, biện pháp khắc phục và lời cam kết.
Câu hỏi 2: Làm sao để viết đơn giải trình sự việc một cách khách quan?
Câu trả lời: Bạn cần dựa trên sự thật khách quan, không được che giấu, xuyên tạc hay vu khống bất kỳ ai. Nêu rõ ràng những gì đã xảy ra, nguyên nhân, hậu quả và biện pháp khắc phục.
Câu hỏi 3: Làm sao để mẫu đơn giải trình sự việc được chấp nhận?
Câu trả lời: Mẫu đơn giải trình sự việc cần được viết một cách rõ ràng, đầy đủ thông tin, thể hiện sự thành khẩn và trách nhiệm của người giải trình.
Câu hỏi 4: Có thể viết mẫu đơn giải trình sự việc bằng ngôn ngữ đơn giản?
Câu trả lời: Nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng, dễ hiểu, tránh dùng từ ngữ thiếu chuẩn mực, nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin.
Câu hỏi 5: Viết mẫu đơn giải trình sự việc có khó không?
Câu trả lời: Viết mẫu đơn giải trình sự việc không quá khó, bạn chỉ cần nắm rõ cấu trúc và các nội dung cần thiết, trình bày một cách logic và rõ ràng là được.