Trong môi trường làm việc quốc tế, việc sử dụng tiếng Anh ngày càng trở nên phổ biến. Một trong những thuật ngữ tiếng Anh thường gặp là “biên bản giải trình”. Vậy chính xác Biên Bản Giải Trình Tiếng Anh Là Gì và cách sử dụng nó như thế nào? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thuật ngữ này.
Biên Bản Giải Trình trong Tiếng Anh
“Biên bản giải trình” trong tiếng Anh có thể được dịch là “Explanation Letter” hoặc “Letter of Explanation”. Đây là một văn bản chính thức được sử dụng để giải thích hoặc làm rõ một sự việc, hành động hoặc tình huống nào đó.
Khi Nào Cần Viết Biên Bản Giải Trình?
Bạn có thể cần viết một biên bản giải trình trong các trường hợp sau:
- Giải thích về một sai sót: Ví dụ, bạn đã mắc lỗi trong báo cáo tài chính hoặc chậm trễ trong việc hoàn thành dự án.
- Làm rõ thông tin: Ví dụ, bạn cần giải thích thêm về một điểm nào đó trong hồ sơ xin việc hoặc báo cáo công việc.
- Bào chữa cho hành động của mình: Ví dụ, bạn cần giải thích lý do bạn vi phạm một quy định nào đó của công ty.
Cấu Trúc của một Biên Bản Giải Trình
Một biên bản giải trình bằng tiếng Anh thường có cấu trúc như sau:
- Phần đầu: Bao gồm thông tin người gửi, người nhận, ngày tháng và tiêu đề thư.
- Phần mở đầu: Giới thiệu ngắn gọn mục đích của biên bản.
- Phần nội dung: Trình bày chi tiết sự việc, hành động hoặc tình huống cần giải thích.
- Phần kết luận: Tóm tắt lại nội dung chính và đưa ra lời đề nghị hoặc cam kết (nếu có).
- Ký tên: Ký tên và ghi rõ họ tên của người viết.
Mẹo Viết Biên Bản Giải Trình Hiệu Quả
Để viết một biên bản giải trình hiệu quả, bạn nên lưu ý những điểm sau:
- Ngắn gọn, súc tích: Tránh dài dòng, lan man.
- Trung thực, khách quan: Trình bày sự việc một cách chính xác, trung thực.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi.
Một Số Từ Vựng Hữu Ích
Dưới đây là một số từ vựng tiếng Anh hữu ích khi viết biên bản giải trình:
- Explanation: Giải thích
- Clarification: Làm rõ
- Reason: Lý do
- Circumstance: Hoàn cảnh
- Incident: Sự việc
- Action: Hành động
- Consequence: Hậu quả
- Apology: Lời xin lỗi
- Commitment: Cam kết
Kết Luận
Hiểu rõ biên bản giải trình tiếng Anh là gì và cách sử dụng nó sẽ giúp bạn tự tin hơn trong môi trường làm việc quốc tế. Hãy nhớ rằng, một biên bản giải trình hiệu quả là chìa khóa để giải quyết vấn đề và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và đối tác.
Bạn muốn biết thêm về cách viết các loại văn bản khác bằng tiếng Anh? Hãy tham khảo thêm giải bài online trên website của chúng tôi.
FAQ
-
Tôi có thể sử dụng từ “Excuse Letter” thay cho “Explanation Letter” được không?
Không nên. “Excuse Letter” thường được sử dụng trong trường hợp xin phép vắng mặt, còn “Explanation Letter” được dùng để giải thích một sự việc, hành động.
-
Tôi có cần phải xin lỗi trong biên bản giải trình không?
Điều này tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Nếu bạn là người có lỗi, việc xin lỗi là cần thiết. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ đang giải thích sự việc, bạn không nhất thiết phải xin lỗi.
-
Tôi nên gửi biên bản giải trình cho ai?
Bạn nên gửi cho người có thẩm quyền giải quyết vấn đề, ví dụ như quản lý trực tiếp của bạn.
Bạn cần hỗ trợ?
Hãy liên hệ với chúng tôi:
- Số Điện Thoại: 02033846993
- Email: [email protected]
- Địa chỉ: X2FW+GGM, Cái Lân, Bãi Cháy, Hạ Long, Quảng Ninh, Việt Nam.
Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7.